Protokoll fört vid styrelsemöte med Svenska Bridgeförbundets förbundsstyrelse den 8-9 november 2019 i Uppsala.

Deltagare: Martin Löfgren (MLÖ), Carl Ragnarsson (CRA), Eva Andersson (EAN), Kathrine Bertheau (KBE), Rolf Scherdin (RSC), Linnea Edlund (LED), Eva Abragi (EAB) deltog ej §14-27, Krister Ahlesved (KAH) och Simon Granath (SGR).

Övriga: Micke Melander (MME), deltog ej §31.

Protokollet i PDF-format

§14. Mötets öppnande

MLÖ hälsade alla välkomna till den nya styrelsens första riktiga styrelsemöte och tackade speciellt Linnea som ordnat med lokaler och inbjudningar. Diskussion fördes om vilken mötesformalia (justeringsprinciper, suppleantroller, arbetsordning mm) som ska gälla vid styrelsemöten.

§15. Fastställande av föredragningslista

Beslutades: Att fastställa föreslagen föredragningslista om 20 punkter.

§16. Val av mötesordförande

Beslutades: Att välja MLÖ till ordförande för mötet.

§17. Val av sekreterare

Beslutades: Att välja MME till sekreterare.
Beslutades: Att protokoll bör publiceras på hemsidan senast 10 dagar efter avslutat styrelsemöte.

§18. Val av justeringsperson

Beslutades: Att jämte ordförande och sekreterare utse EAN till justeringsperson för protokollet.

§19. Per Capsulam beslut

Inga beslut har fattats sedan föregående möte.

§20. Åtgärdslista

Beslutades: Att upprätta en åtgärdslista som löper på mellan styrelsens möten.

§21. Rapport kansli/personal

MME rapporterade att förbundet i modern tid aldrig haft så få anställda (5.25 tjänster). Det hela löper dock på och vad som kan konstateras är att det finns väldigt lite utrymme för att kunna tänka framåt eller arbeta med utveckling då den allmänna administrationen av mail, telefonsamtal etc i högre grad utgör hård belastning på personalen. I övrigt är det som vanligt god stämning bland personalen.
MLÖ rapporterade om att han deltagit vid personalmöte i Örebro där alla anställda deltog den 22-23 oktober.
Vidare fördes diskussion om 40-kronan och att i framtiden möjligen helt stoppa återbetalningar av den samt former för det.
Beslutades: Att bordlägga beslut om frågan kring 40-kronan till medlemsdatabasen och våra system flyttat in i BIT.

§22. Medlemsstatistik

MME redogjorde för medlemsläget. SBF har per den 29 oktober 21 528 betalande medlemmar, 2 196 I-medlemmar och 275 juniorer. Detta kan jämföras mot fjolårets årsskiftessiffra där vi hade 22 358 betalande medlemmar, 3 227 I-medlemmar och 244 juniorer. Det kommer in ungefär 8–10 betalande medlemmar dagligen som av någon anledning inte betalt tidigare (beräknas fortgå i tre månader till), likaså kommer det in en större mängd I-medlemmar (ca 1 500) under januari månad då kursstarterna går igång igen. Detta sammantaget pekar på att förbundet kan komma att öka medlemssiffran för första gången på flera år av nedgång. Noterbart är att vi redan nu har 30 fler juniorer än ifjol. Noteras kan också att vi har tre distrikt som har ökande antal betalande medlemmar redan nu, dessa är Dalabridgen, Ångermanland och Örebro.
Styrelsen diskuterade om hantering av medlemmars information i högre utsträckning ansvarsmässigt borde lämnas över på medlemmarnas representationsklubb. Detta rörande adressuppgifter, e-postadresser, inloggning etc.

Beslutades: Att MME tillfrågar kansliet om det är möjligt att få ut rapport om hur mycket MP som delats ut klubbvis för att kunna se om vi har ökad/minskad aktivitet och på sätt kan spåra klubbar som kanske behöver hjälp.

§23. Rapport TK

CRA rapporterade att våra tävlingar rullar på som planerat och att TK har ett längre fysiskt möte i direkt anslutning till detta styrelsemöte med en diger agenda med många beslut att fatta. CRA har för avsikt att utkomma med en längre rapport efter detta möte. Klart är att allsvenskan för 2020 kommer att ändras då superettan införs.
En längre diskussion fördes om kommande upplägg för allsvenskan med divisioner, spellängd, spelplatser, ramavisning etc.

§24. Rapport FK – Bridgefestivalen 2020

MME och MLÖ rapporterade om kommande bridgefestival där det mesta kommer att se ut som det tidigare gjort. Två stora förändringar kommer ske, den första är att SM Par Damer och SM Par Veteraner kommer byta plats på programmet till 2020. Den andra förändringen är en helt ny tävling i form av Swedish Open Junior Pairs som kommer att spelas första två dagarna så att de efter tävlingen kan gå rakt in och spela Chairman’s Cup. Juniortävlingen kommer bli transnational och spelas via surfplattor, ett samarrangemang med Lovebridge.

§25. Funbridge, World Online Championships

Diskussion fördes om E-bridge och samarbetsavtal med Funbridge.
Beslutades: Att MLÖ och MME går vidare med frågan och ser om vi kan få till stånd ett avtal.
Beslutades: Att TK tar fram ”robotpoäng” och fattar de beslut som krävs för att spela ska kunna ske om mästarpoäng och regelverket kring detta.

§26. Sponsring

En längre diskussion om policy för sponsorer fördes. En ny policy ska arbetas fram som bland annat ska bygga på att vi undviker sponsorer vars aktivitet kan vara något som skapar ett beroende hos våra medlemmar. Diskussion fördes också hur vi ser på sponsoravtal med ”profit share” lösningar.
Beslutades: Att MLÖ tar fram förslag på policydokument för beslut vid nästa möte.

§27. Tillsättande av Disciplinnämnd (DN)

Beslutades: Att utse PO Cullin till ordförande i DN.
Beslutades: Att utse Vidar Wahlestedt, Tobias Törnqvist, Lena Westman och Jan Lagerman som ledamöter av DN.
Beslutades: Att till handläggare för DN utse Micael Svensson.

§28. Ekonomi

RSC presenterade resultatrapport 2019-10-31. Då rapporten inte är periodiserad är det svåranalyserat, men resultatet synes ligga i linje med föregående år.
MLÖ och RSC presenterade förslag till ny budget (nedbruten och korrigerad version av budget lagd av tidigare styrelse).
Beslutades: Att RSC/SGR får i uppdrag att med JGR sätta upp kostnadsställen för att styrelsen bättre ska kunna styra och följa upp verksamheten. Förslag på kostnadsställen är, t.v., FK, TK, JK, ITK, MK, LK och UK. Detta möjliggör periodisk uppföljning av kostnadsansvar för kommittéerna.

§29. Intern kommittéorganisation

Samtliga kommittéer redogjorde för hur långt de kommit med sin verksamhet och planering.
Beslutades: Att MLÖ publicerar en rapport på hemsidan med plan och organisationsschema senast den 17 november.
Beslutades: Att MLÖ tar fram en policy för vilka mandat (beslutsrätt) ansvariga kommitteeansvariga har.
Beslutades: Att MME och EAB undersöker vad det finns för möjligheter att ingå ett avtal med något försäkringsbolag så att våra barn och ungdomar (under 18) är försäkrade vid medverkan av nationella läger och tävlingar samt internationell verksamhet.

§30. Övriga frågor

En fråga ställdes rörande vår status med RF. MME rapporterade att det är RF som har bollen och de har i våras vid förfrågan informerat om att de under hösten ska utkomma med mera information om det nätverk som ska bildas efter förra riksidrottsmötet när de ändrade bestämmelserna för medlemsorganisationer. Diskussion fördes också om Idrottonline som vi via SISU fått access till och vad det har för effekt för vår verksamhet.
Klubbfunktionärshandboken diskuterades.
SGR tog upp frågan om våra stadgar och kunde se att det kan finnas klara förbättringsåtgärder.
GDPR togs också upp till diskussion och vilka effekter lagen har på vår verksamhet.
Beslutades: Att MK får se över om klubbfunktionärshandboken som senast reviderades 2012-2013 och att MME skickar ut den till styrelsen.
Beslutades: Att SGR får ett uppdrag att till majmötet återkomma med förslag på eventuella stadgeändringar.
Beslutades: Att ge uppdrag till ITK och JGR att utreda frågan om GDPR och därefter på lämpligt sätt informera styrelsen.

§31. Personalorganisation - anställningar

Personalfrågor diskuterades.
Beslutades: Att två platsannonser ska utformas och snarast publiceras. Den ena är att det söks verksamhetschef på 50% och den andra en rekryteringskonsulent som visstidsanställs på heltid. Den uppdaterade budgeten (ref §28) kan påverka den exakta utformningen av dessa annonser.

§32. Nästkommande möten

Kommande möten diskuterades. Även eventuell distriktsträff oktober 2020 diskuterades.
Beslutades:Nästa möte äger rum den 6 februari, 18.00. Mötet är ett telefonmöte. Deadline för frågor till agendan och handlingar den 27 januari 2020.
Beslutades: Majmötet äger rum den 8-10 maj i Örebro och styrelsen har preliminärt gemensamt program med personalen den 8:e maj. Själva styrelsemötet äger rum den 9-10 maj.
Beslutades: Att styrelsens augustimöte äger rum den 20 augusti, mötet blir ett telefonmöte.
Beslutades: Att MLÖ och MME får i uppdrag att komma med förslag till distriktsträff där rekrytering på något sätt borde vara en av huvudinnehållen.

§33. Mötets avslutande

MLÖ tackade för visat intresse och förklarade mötet avslutat.

Vid protokollet
Micke Melander

Ordförande
Martin Löfgren

Justeras
Eva Andersson