§1. Extra stämmans öppnande

SBF:s ordförande, Martin Löfgren, hälsade alla välkomna till extra stämman och förklarade den öppnad.

§2. Upprop, godkännande av fullmakter, fastställande av röstlängd

Upprop, godkännande av fullmakter och räkning av röstlängd genomfördes enligt inlämnade uppgifter.

Beslutades: Att fastställa den totala röstlängden om 114 röster, som fördelades på 18 röstberättigande distriktsdelegater.

§3. Föredragningslistans godkännande

Martin Löfgren uppmärksammade mötet om att punkt 10 Information från styrelsen lagts till från första utskicket av handlingar i föredragningslistan, och önskade att mötet godkände detta.

Beslutades: Att godkänna föreslagen föredragningslista.

§4. Val av ordförande för extra stämman

Jerry Mähler (representant för valberedningen) föreslog Peggy Nyholm, Arvika, till ordförande för stämman.

Beslutades: Att välja Peggy Nyholm, Arvika, till ordförande för extra stämman.
Peggy Nyholm tackade för förtroendet och tog över ordförandeskapet från §5.

§5. Val av sekreterare

Stämman föreslog Suzanne Lemborn, Verksamhetschef SBF, till sekreterare för extra stämman.

Beslutades: Att välja Suzanne Lemborn, Verksamhetschef SBF, till sekreterare.

§6. Val av två justeringspersoner att jämte ordförande justera extra stämmans protokoll

Stämman föreslog Marianne Melchior Ericson, Skutskär och Jens Priess, Ängelholm till justeringspersoner för stämmans protokoll.

Beslutades: Att utse Marianne Melchior Ericson, Skutskär och Jens Priess, Ängelholm till justeringspersoner.

§7. Extra stämmans behöriga utlysande

Micke Melander, SBF Kansli, redogjorde för hur en hemställan som första åtgärd blivit skickad till samtliga distrikt för godkännande om att beslut om stadgeändringar skulle få fattas på en extra stämma. Samtliga distrikt godkände denna hemställan, som också redovisats i handlingarna. Extra stämman har därefter blivit utlyst per den 21 mars, 2024. Kallelse och samtliga handlingar har sedan detta datum funnits publicerade på förbundets hemsida.

Beslutades: Att extra stämman förklaras behörigt utlyst i stadgeenlig ordning.

§8. Förslag om stadgeändring av §9 (även §11.5) Val av revisorer och revisorssuppleanter, samt fråga om nytt revisorsval.

Suzanne Lemborn, SBF:s Verksamhetschef, redovisade styrelsens förslag till hur texten bör förtydligas i SBF:s aktuella stadgar §9.1 för att klargöra att två beslut ska fattas vad gäller Val av revisionsbyrå, sakrevisor och sakrevisorssuppleant.
Som konsekvens till ovan bör då även föredragningslistan (§11.5) punkt 20, förtydligas.

I föredragningslistans (§11.5) punkt 8 föreslås även ett förtydligande om att beslut ska fattas om fastställande, och i punkt 9 att beslut om beviljande ska klargöras.

De föreslagna skrivningarna visades på mötet, samt fanns redovisade i utskickade handlingar. Ordet lämnades fritt för synpunkter. Stämman lämnade inga synpunkter.

Beslutades: Att godkänna följande ny skrivning i SBF:s stadgar §9.1:
För granskning av styrelsens förvaltning väljer ordinarie Riksstämma en (1) sakrevisor jämte en (1) suppleant för denne.
För granskning av SBF:s räkenskaper väljer ordinarie Riksstämma en (1) auktoriserad revisionsbyrå.

Beslutades: Att godkänna följande nya rubriker i SBF:s stadgar §11.5 (Föredragningslistan):
Punkt 8. Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning
Punkt 9. Beslut om beviljande av ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter
Punkt 20. Val av en (1) auktoriserad revisionsbyrå, en (1) sakrevisor jämte en (1) suppleant för denne.

Fråga om nytt revisorsval
Offerter har tagits in från fyra olika revisionsbyråer. Bedömningen i värderingen av dessa offerter är att kvarstå vid revisionsbyrån Grant Thornton AB, som var den byrå som valdes vid Riksstämman 2023. Kontakt har upprättats med en ny revisor, som ersätter den revisor som avslutade sin tjänst. Kontraktet med Grant Thornton AB kommer nu inte att vara personbundet, och genom offertförfrågan har SBF fått ett lägre revisionspris än tidigare.
Ett nytt val av revisionsbyrå behöver därför inte fattas på extra stämman.

§9. Förslag om stadgeändring av §7. 8 Styrelse och förvaltning.

Suzanne Lemborn, SBF:s Verksamhetschef, redovisade bakgrunden till styrelsens förslag.
När förbundet ändrade datumen för sitt verksamhetsår (1 sep – 31 aug) fick det som kon-sekvens att bokslutsarbetet förskjutits med 2 månader och att tiden mellan verksamhetsårets slut, och utskick av handlingar (före 10 oktober) avsevärt förkortats.

Styrelsen föreslår att datumet 10 oktober tas bort i SBF:s aktuella stadgar, och ersätts med en skrivning som säkerställer att samtliga handlingar ska ha skickats ut och vara distribuerade enligt gängse rutiner, men i stället senast tre veckor före aktuellt datum för Riksstämmans genomförande. Som en kompletterande åtgärd bör därför även skrivningen i §9.2 ändras för att ge mer tid till årsbokslutsarbetet, och följa samma tidsplan.

De föreslagna skrivningarna visades på mötet samt fanns redovisade i de utskickade handlingarna. Ordet lämnades fritt för synpunkter. En korrigering gjordes i en av de föreslagna skrivningarna efter påpekande om att bokstaven ”s” fallit bort i ordet ”tillhandahållits” vilket bidrog till ett syftningsfel. Detta korrigerades omedelbart på stämman.
Stämman lämnade inga övriga synpunkter.

Beslutades: Att godkänna följande ny skrivning i SBF:s stadgar §7.8:
Det åligger styrelsen att förelägga varje ordinarie stämmas förvaltningsberättelser för de senaste två verksamhetsåren, innehållande också rapporter över kommittéverksamheten, vinst- och förlusträkning, in- och utgående balansräkning samt budgetförslag för det löpande verksamhetsåret och de två följande. Detta redovisningsmaterial utsändes till dfb senast tre veckor innan Riksstämma ska äga rum.

SBF räkenskaper avslutas per den 31 augusti. Även år då ingen ordinarie Riksstämma hålles skall vinst- och förlusträkning samt in- och utgående balansräkning för närmast föregående verksamhetsår sändas till dfb tre veckor innan Distriktsträffen ska äga rum.

Beslutades: Att godkänna följande ny skrivning i SBF:s stadgar §9.2:
Senast 4 veckor innan Riksstämma eller Distriktsträff ska äga rum skall revisorerna avgiva skriftlig revisionsberättelse för verksamhetsåret och uttala sig om ansvarsfrihet kan beviljas för styrelsens ledamöter, samt om resultat- och balansräkningen kan fastställas. Det åligger förbundet att säkerställa att revisionsbyrån tillhandahållits erforderliga dokument i tid för granskning.

§10 Information från styrelsen

Suzanne Lemborn, SBF:s Verksamhetschef, visade en kort powerpoint för stämman innehållande information om det projekt som förbundet startat; Projekt Ruter2.

Bakgrunden i korthet till projektet:
• SBF behöver ersätta sitt föråldrade beräkningsprogram Ruter med ett modernt system.
• Förbundet kommer varken nu, eller i framtiden att själva kunna finanserna en utveckling av ett nytt beräkningssystem. Att byta från Ruter kommer att innebära en kostnad.
• Hur detta kommuniceras till klubbarna kommer att bli helt avgörande för ett lyckat införande av ett framtida nytt beräkningsprogram.

En modern teknik innebär minimal IT-administration
• Molntjänst (internetbaserat program) innebär att installation av nya versioner görs utan handpåläggning, och backuper sköts automatiskt.
• Gedigen IT-kompetens med duplicerad driftmiljö för ökad säkerhet.
• Slipper hänga med i den tekniska utvecklingen (mer komplext och kostsamt idag) och ingen egenutveckling (kostnad, risk, kompetens)
• Framtida potential för utveckling av nya funktioner ex. laghandikapp

Ett modernt system
• Integration med BIT
• Enkelt att komma igång och lära sig (mindre supportbehov), samt att instruktioner och support kan skötas centralt via på nätet
• Enkelt och lättförståeligt grafiskt gränssnitt
• Ev. extra möjligheter för kassör att hantera betalningar av spelavgifter/kafé via ett modernt program som hanterar Swish/kort etc.

Projektgruppen har möte tisdag 9 april och kommer då att sätta samman en kortare text som bifogas till den powerpoint (som visade på stämman), att distribuera ut till samtliga distrikt.

Projektgruppen önskar att distrikten använder denna information för att kommunicera med sina klubbar. Syftet är att dels uppmärksamma/medvetengöra klubbar och medlemmar om att behovet av att ersätta Ruter är ett faktum, samt påvisa de fördelar (framför allt för funktionärer) det kan innebära att ersätta ett föråldrat program med ett modernare.

Återkoppling från denna kommunikation mellan distrikt och klubbar kommer att diskuteras på de planerade distriktsmöten som genomförs i maj.

Projektgruppen har undersökt olika program som i dag finns på marknaden. Ett närmare samarbete med just en leverantör, Bridgetime Systems AB, har pågått över längre tid då deras program, Bridgetime Scores, i nuläget är det som bedömts mest intressant. Programmet har utvecklats och utvärderats enligt en specifikation från förbundet.

Några frågor om just Bridgetime Scores ställdes under mötet:
• Programmet fungerar med både plattor och vanliga Bridgemates. (Som extra information kommer Bridgemate inom kort lansera ”BMIII” som är en ”platta” dedikerad för just bridgescoring med bl.a. stora laddningsfördelar gentemot vanliga surfplattor).
• Programmet är internetbaserat, dvs kräver en onlineuppkoppling.
• Programmet hanterar uppdateringar centralt ex. medlemsregister, installering av nya funktioner, buggar etc. utan att funktionärer behöver göra något lokalt.

§11. Extra stämmans avslutande

Extra stämmans ordförande, Peggy Nyholm, tackade för sig och avslutade stämman kl.10.48. Ordet överlämnades till SBF:s ordförande, Martin Löfgren, som även han avslutade med att tacka alla som deltagit.

Vid protokollet: Suzanne Lemborn
Ordförande: Peggy Nyholm
Justerare: Marianne Melchior Ericsson, Jens Priess