Nedan information har idag skickats ut till samtliga distriktsförbund, samt publiceras som en nyhet här, för allmän kännedom.

Enligt förbundets stadgar §15.1 kan beslut om stadgeändringar enbart fattas på en ordinarie Riksstämma. SBF:s nästa ordinarie Riksstämma avhålls november 2025.

Efter konsultation med RF:s chefsjurist kan lagenliga beslut om stadgeändringar fattas på en extra stämma. Villkoret är att samtliga distriktsförbund i förväg godkänner förfaringssättet. Godkännandet måste vara enhälligt.

Svenska Bridgeförbundet skickar därför idag (onsdag 6 mars, 2024) ut en hemställan om godkännande från samtliga distriktsstyrelser, om att beslut om förslag på stadgeändringar får fattas på en extra stämma. Om förfaringsättet enhälligt godkänns, planeras den extra stämman att genomföras digitalt via MS Teams under våren 2024. Distriktsstyrelsernas godkännande eller avslag, ska vara förbundet tillhanda senast måndag 18 mars, 2024.

Skälen till önskemål om att fatta beslut om stadgeändringar redan nu i vår är dels att den auktoriserade revisorn(byrån) som SBF samarbetat med i många år, och som valdes som revisionsbyrån på Riksstämman 2023, nu meddelat att hon slutar och att avtalet upphör.

I beaktande av kontraktets upphörande, och för att säkra mest professionella och kostnadseffektiva revision har offerter tagits in från välrenommerade auktoriserade revisionsbyråer. Förslag på ny revisionsbyrå önskas därför föreslås av styrelsen, och att stämman kan fatta beslut om ett eventuellt byte av revisionsbyrå.

I samband med detta revisionsbyråsval föreslår styrelsen en ny skrivning i SBF:s stadgar, som behandlades redan på Riksstämman 2023 (§21), vad gäller förtydligande om att två val ska göras; revisionsbyrå, sakrevisor och sakrevisorssuppleant, Förändringen påverkar även skrivningen i Riksstämmans föredragningslista punkt 20 (§11.5).

Styrelsen föreslår även ytterligare stadgeändringar vad gäller §7, 8 och 10. Dessa punkter handlar om verksamhetsberättelser, resultat- och balansräkningar samt revisionsberättelser för Riksstämman att besluta om, och tidpunkter för när dessa dokument ska skickas ut och publiceras.

När förbundet ändrade datumen för sitt verksamhetsår (1 sep – 31 aug) fick det som konsekvens att bokslutsarbetet förskjutits med 2 månader, och att tiden mellan verksamhetsårets slut och utskick av handlingar (enligt SBF:s stadgar senast 10 oktober) avsevärt förkortats.

Styrelsen föreslår att datumet 10 oktober tas bort, och ersätts med en skrivning som säkerställer att samtliga handlingar ska ha skickats ut och vara distribuerade enligt gängse rutiner, men i stället senast tre veckor före aktuellt datum för Riksstämmans genomförande (ordinarie stämma ska enligt §11.1 hållas udda år, första, andra eller tredje helgen i november).

Vad gäller Distriktsträffen, de år det inte är Riksstämma, är handlingarna enbart uppe för visande och svarande på frågor, då de formella besluten fattas vid Riksstämman året efter. Distriktsträffen kan förläggas på olika datum under året som styrelsen är fri att besluta om, men har normalt sett arrangerats i november. Även vid dessa år föreslår styrelsen att handlingarna ska vara distribuerade senast tre veckor innan Distriktsträffen ska äga rum.

Som en kompletterande åtgärd bör därför även skrivningen i SBF:s stadgar §9.2 ändras för att ge mer tid till årsbokslutsarbetet, och följa samma tidsplan.

Verksamheten och revisionsbyrån önskar upprätta en egen tidsplan för sitt samarbete där ett exakt datum i stadgarna inte ska anges för när revisionsbyrån ska ha räkenskaperna tillhanda. Det ska dock åligga förbundet att säkerställa att revisionsbyrån tillhandahållit erforderliga dokument i tid för granskning. Datumet 20 september (som är angivet nu) är, efter att verksamhetsårets avslut flyttats till 31 augusti, mycket svårt att uppnå.

Se bilagorna ”Ärenden som styrelsen önskar behandla extra stämma 2024” för en mer detaljerad beskrivning, samt ”Föredragningslista extra stämma 2024” och ”Hemställan om kallelse till extra stämma 2024”.

Med vänlig hälsning
Suzanne Lemborn
Verksamhetschef, SBF