Deltagare:
Martin Löfgren (MLÖ), Carl Ragnarsson (CRA), Krister Ahlesved (KAH), Birgitta Lagnell (BLA), Tor-Björn Bohman (TBO), Rickard Olsson (ROL) och Eva Abragi (EAB)
Deltog digitalt via TEAMS-länk: Linnea Edlund (LED) och Rolf Scherdin (RSC)

Övriga:
Suzanne Lemborn (SLE), Verksamhetschef SBF

Förhinder:
Mia Breding (MBR)

§1. Mötets öppnande

MLÖ hälsade den nya styrelsen välkommen till dess första möte och förklarade det öppnat.

§2. Föredragningslistans godkännande

Beslutades: Att godkänna föreslagen föredragningslista.

§3. Val av sekreterare

Beslutades: Att välja SLE till sekreterare för mötet.

§4. Val av justeringspersoner

Beslutades: Att utse EAB att jämte ordförande justera protokollet.

§5. Konstituering av den nya styrelsen

Beslutades: Att utse följande ansvariga:

Vice ordförande: CRA
Ekonomiansvarig: RSC
Styrelsens personalansvarige: MLÖ
Arbetsutskott: Ordförande MLÖ, vice ordförande CRA och ekonomiansvarig RSC.

Ordförande Tävlingskommittén (TK): CRA
Ordförande Festivalkommittén (FK): MLÖ
Ordförande Juniorkommittén (JK): EAB
Ordförande Medlemskommittén (MK): MLÖ
Ordförande IT-kommittén: ROL
Ordförande Utbildningskommittén (UtbK): KAH
Ordförande Uttagningskommittén (UK): MLÖ

§6: Styrelsens utnämnande av ordförande i Lagkommission (LK) och Disciplinnämnd (DN)

Beslutades: Att till Ordförande för LK utse Jan-Eric Larsson samt övriga delegater; Mikael Grönkvist (sekreterare), Björn Andersson, Tommy Andersson, Philip Berggren, Henrik Johansson, Linus Jorner, Carl Ragnarsson, Ryszard Sliwinski, Pierre Winberg, Tommy Bergdahl, Bengt-Erik Efraimsson, Tommy Gullberg, Torbjörn Gustavsson, Jan Kamras, Marion Michielsen, Anders Morath och Johnny Östberg.

Beslutades: Att till Ordförande för DN utse Andreas Westman samt utse övriga delegater; Per-Ola Cullin, Jan Lagerman, Vidar Wahlestedt och Lena Westman.

Beslutades: Att utse SLE som anställd handläggare.

§7. Förbundets firma

Beslutades: Att förbundets firma tecknas av två styrelseledamöter alternativt en styrelseledamot och Verksamhetschef. Minst en av dessa ska tillhöra AU.

§8. Fullmakt för post och rätt att disponera bank- och postgirokonton

Beslutades: Att SLE, Johan Grönkvist och Gunnel Hahne har fullmakt att var och en för sig hämta postförsändelser.

Beslutades: Att RSC och SLE har rätt att disponera förbundets bank- och postgirokonton.

§9. Attestordning

Beslutades: Att för löpande kostnader inklusive Bridgefestivalen (ingående av avtal, enskilda kostnadsposter eller investeringar) gäller följande (högre attesträtt ger rätt till attest även av mindre belopp):
• För samarbetsavtal upp t o m 15 000 kr: Micke Melander eller Johan Grönkvist.
• För belopp upp t o m 30 000 kr: Verksamhetschef.
• Mellan 30 001 kr och 50 000 kr: Verksamhetschef och endera styrelsens ordförande eller ekonomiansvarige.
• Över 50 000 kr:
o Ingående av avtal alternativt beställning skall godkännas skriftligen i förväg av två av styrelsens ordförande, styrelsens ekonomiansvariga och verksamhetschef.
o Attest av sådan transaktion: Verksamhetschef med bifogat skriftligt godkännande enligt föregående punkt.

Beslutades: Att vad gäller personalkostnader, inklusive lön och sammanställning av personalens tidrapportering attesteras av SLE.

Beslutades: Att för utlägg och personliga kostnader gäller följande:
• För belopp upp till och med 25 000 kr: Verksamhetschef.
• För belopp över 25 000 kr: Verksamhetschef och endera styrelsens ordförande eller ekonomi-ansvarige.
• I tillägg krävs attest/godkännande av Kommittéordförande för begäran av kostnadsersättningar för samtliga inlämnade inom kommittén.
• För Verksamhetschef måste alla kostnader attesteras av styrelsens ekonomiansvarige eller ordförande.
• För styrelsens ekonomiansvarige måste belopp över 25 000 kr attesteras av Verksamhetschef och styrelsens ordförande.
• För styrelsens ordförande måste belopp över 25 000 kr attesteras av Verksamhetschef och styrelsens ekonomiansvarige.

Beslutades: Att för förskott gäller följande:
• För belopp upp till 50 000 kr: Verksamhetschef.
• För högre belopp: Verksamhetschef och endera styrelsens ordförande eller ekonomiansvarige.

Beslutades: Att för IT-kostnader gäller:
• Kansliets förbrukningsmaterial: som för löpande kostnader (se ovan).
• ITK:s allmänna kostnader (ex möten): samma som för utlägg/personliga kostnader enligt ovan.
• IT-förvaltning, drift och projekt.
o Belopp upp t o m 60 000 kr: Ordförande ITK.
o För belopp över 60 000 kr: Ordförande ITK, i tillägg även styrelsens ordförande eller ekonomiansvarige.

Beslutades: Att för projektkostnader gäller:
• Funktionell chef alternativt styrgruppsordförande inom projektbudget, kostnader som avviker från denna måste i tillägg attesteras av ekonomiansvarig.

Beslutades: Att attestering kan ske på följande sätt:
• Med penna på bokföringsunderlaget (samt namnförtydligande, om namnteckning inte finns på namnteckningslista förvarad på kansliet).
• Med digital signatur (Bank-ID, DocuSign eller liknande).
• Med digital signatur i ekonomisystemet Fortnox.
• Med e-mail som kopplas till verifikationen i redovisningssystemet, där attestanten refererar i text till vilken transaktion attesten gäller.
• Genom attest i redovisningssystemets digitala flöden.

Beslutades: Att Verksamhetschef slutattesterar/utanordnar samtliga transaktioner som gäller fakturor, reseräkningar, utlägg och personliga kostnader samt IT-kostnader. För belopp som övergår Verksamhetschefens gräns måste attest även finnas av styrelsens ordförande eller ekonomiansvarige.

§10. Nästa styrelsemöte

Beslutades: Att nästa styrelsemöte äger rum direkt efter att det konstituerande mötet avslutats.

§11. Mötets avslutande

Martin Löfgren (MLÖ) tackade för visat intresse och förklarade mötet avslutat.

Vid protokollet Justeras Justeras

Suzanne Lemborn (SLE) Martin Löfgren (MLÖ) Eva Abragi (EAB)