Anteckningar förda vid möte med SBF ITK möte 2019-11-05

PDF-fil

ITK sammansättning och ansvar

Roller inom ITK

ITK

Eva Andersson (ordf)
Bo Roos, klubbfunktionär Skara
Philip Berggren, Elit TL, Göteborg
Johan Grönkvist, Personal och utvecklingsteam
Adjungerade personer vid behov

Utvecklingsteam

Johan Grönkvist SBF
Tomas Brenning (Brenning Data)
Johan Östling (Wappo Data)

ITK ansvar

• Att, inom ramen för fastställd budget, utveckla och förvalta SBF affärssystem (BIT, SbfLev2, Klöver)
• Att fungera som styrgrupp för arbetet med BIT genom att övergripande planera och prioritera arbetet tillsammans med utvecklingsteamet
• Att följa upp och budgetera för kostnader relaterat till SBF affärssystem
• Att fortlöpande informera medlemmar och styrelse om sitt arbete

Prioriteringar kommande verksamhetsår

Mötet konstaterade att BIT nu fungerar tillräckligt bra för våra medlemmar. Det finns vissa brister och vissa funktioner som saknas, men i det stora hela fungerar det. Däremot har systemet inte alls utvecklats avseende funktioner för indirekt medlemsservice, dvs för att underlätta och effektivisera kanslipersonalen arbete. Man jobbar idag i tre system, Klöver, SbfLev2 och BIT, vilket gör arbetet tungrott och man är beroende av att data synkroniseras mellan systemen, istället för att ha all data i ett system. Mot bakgrund av detta beslutade mötet att för det kommande verksamhetsåret prioritera utveckling av kansli funktioner enligt nedanstående.

Prioriterad utveckling i BIT

Ruterkonto – överflyttning av ruterkonto och reskontra från Klöver. Detta arbetet har redan påbörjats.

Licensiering av Ruter – föreslås hanteras manuellt då det endast är ett fåtal nya licensieringar per år.

Master för medlemsregister – mastern för medlemsregistret flyttas från SbfLev2 till BIT för att säkerställa att medlemsdata är konsistent och riktigt.

Nya MP formler - ramverket finns på plats, utveckling av metoder krävs för att föra över samtliga formler från Klöver till BIT.

Handikappsystemet – måste flyttas över till BIT och är en i princip 1:1 överföring som kan måste genomföras innan ”Nya MP formler” kan genomföras.

Beslut: Att ITK tar fram ett kostnadsestimat och en leveransplan för ovanstående prioriterade punkter för att säkerställa att funktionerna ryms inom verksamhetsårets budget. När leveransplaner fastställts skall dom läggas ut på hemsidan.

Övrig utveckling

• Nedsläckning av Spader planeras att genomföras innan årsskiftet. Spader kommer att finnas kvar som arkiv, med ”tittfunktion”, dock stängs möjligheter för uppdatering i systemet.
• Tillsättande av en förvaltningsorganisation för BIT, dvs definiera roller och ansvar i syfte att få kontroll, transparens, och tydliga beslutsvägar.
• E-post till utvalda medlemsgrupper för att tex kunna skicka mail till alla damer inom ett distrikt. Funktionen bör inte byggas förrän hela medlemsregistret har flyttats över från SbfLev2.
• Uppgradering till Drupal 8 är inte akut i år, men kommer att behöva göras inom ett par år och innan dess förberedas.
• Utredning om hur GDPR lagstiftningen påverkar hur/vad vi kan lagra i våra system
• Mindre utvecklingar och rättning av BIT får prioriteras av utvecklingsteamet vartefter frågeställningar dyker upp.

Rapportering och Uppföljning av kostnader

I styrelsen pågår arbetet med att se över hur och var olika kostnader skall bokföras för att det ska vara lätt att följa olika typer av kostnader. IT kostnader är ett av de konton som berörs av den översynen.
Beslut: Viktigt att ITK får kontroll på kostnaderna, men avvaktar arbetet i styrelsen innan process för kontroll, attest och uppföljning fastställs.

Kommunikation

Mot bakgrund av vårens och sommarens diskussioner på Forumet angående BIT så fastslog mötet att kommunikation och transparens är en viktigt punkt.
Beslut: Eva kommunicerar med/från styrelsen. Sammanfattning av ITK möten skall läggas ut på hemsidan. Johan kommunicerar med utvecklingsteamet och inom ITK använder vi oss av Teams.

Nästa möte

Nästa möte hålls 17/12.