Minnesanteckningar FK-möte 2021-03-24

Minnesanteckningar förda vid Festivalkommittémöte 2021-03-24. Mötet hölls via Teams.

Deltagare: Martin Löfgren (MLÖ), Carl Ragnarsson (CRA), Tomas Brenning (TBR), Suzanne Lemborn (SLE) och Micke Melander (MME).

1. Öppnande, ordföring och skribent

MLÖ hälsade alla välkomna till mötet. MLÖ utsågs till att hålla i taktpinnen och MME att notera minnesanteckningar.

2. Lokalfrågan

Diskussion fördes om möjligheter att utöka spelområdet för SM-finalerna på läktaren då Conventum byggts om. Diskussioner fördes också om huruvida fortsatt spel som tidigare skett på Scandic borde flyttas till Conventum Congress när det nu finns en gångtunnel i luften mellan de två byggnaderna som förbinder dem och skulle underlätta logistiken främst avseende transporter av material men också ge betydligt bättre utrymme för spelarna såväl i Arenan som alternativet med Scandic.

MME rapporterade om att han blivit uppringd av Örebrokompaniet som förhörde sig om vår inställning till sommarens Bridgefestival och att det lät som positiva tongångar om det kommer att stå och falla med att vi behöver utökade lokalytor.

Beslutades: Att MME bokar in tid med Conventum så att vi kan få titta på förutsättningarna och hur det ser ut i samband med styrelsens majmöte och att vi därefter fattar beslut om hur vi ska göra både avseende SM-finaler och slutspelet i Chairmans Cup.

3. Trycksaker

MME rappoerade om att en rad trycksaker som används under Bridgefestivalen har tagit fram. Detta är dag-för-dag schema, Festivalklöver för personalen, inbjudan till guldgruvan, allt som rör festivalklippet, flyers på svenska och engelska för vad som gäller för juniorer under Bridgefestivalen, juniorkuponger för frispel vid morgonbrons och lite annat.

Det stora som kvarstår att göra kan inte göras förrän i juni månad tidigast och det är Festivalguiden. Likaså ska det finslipas lite på informationsbladen om Frukostklubben och inbjudan till seminarier. MME rapporterade att båda de sistnämnda bör bli klara inom ett par veckor.

Beslutades: Att en specialfrispelskupong ska tas fram för de som erhållit sådana för ex. deltagande i simultantävlingar och att de ska numreras. MME verkställer.

4. Lovebridge

MME rapporterade att kontakt tagits med Lovebridge och fått bekräftat att de kommer för att genomföra Swedish Open Junior Pairs om tävlingen blir av. TBR övertar kontakten med dem för de tekniska avstämningarna.

5. Personalstab

MME rapporterade att vi fått svar från alla som blivit inbjudna till att tjänstgöra och att vi har en mer eller mindre fullständig personalstab. Det som saknas är dock brickbytare. Diskussion om kommunikation och dokument som ska skickas ut gjordes.

Beslutades: Att MME skickar ut personalinformation 2 i början på maj till alla som ska vara med och arbeta. Innehållet i det utskicket är allmänt brev, information om lön, resor och boenden samt en förteckning över personalstaben.
Beslutades: Att SLE uppdaterar dokumentet information om lön, resor och boenden.

6. Samarbetspartners

BK Online har tillkommit som samarbetspartner och har rätt till monterplats vid Bridgefestivalen såsom Grand Tours och Reseskaparna har sedan tidigare.
MME rapporterade vidare om den plan som lagts upp tillsammans med Johan Grönkvist om hur vi ska försöka få in våra samarbetspartners i övrigt under juni månad.

7. Tävlingarna

Inga nyheter.

8. Tekniken

Diskussion fördes om privatprotokolls vara eller icke vara samt fördelar och nackdelar med dem.

Beslutades: Att kommittén granskar vad som sker i sommar och att om förändringar ska göras får det vara till nästkommande Bridgefestival varvid frågan lyfts upp på agendan till höstmötet efter utvärdering.

9. Festivalguide

Festivalguiden kommer tas fram i juni månad och innehållet kommer vara ungefär som vanligt.

10. Frukostklubben

MME rapporterade om att JK beslutat att de ska hålla en frukostklubb där temat är SOS Junior den 1 augusti, UTBK kommer sedan fortsätta med två frukostklubbar där temat är Minibridge på den ena och Pedagogik på den andra. TK kommer sedan avsluta med två dagar innehållande Tävlingsformer och klubbinformation.

11. Seminarier

MME rapporterade om att allt är klart för att återigen genomföra seminarier efter HCP tävlingen vid fem av bridgefestivalens dagar (söndag till torsdag). Lite detaljinformation kvarstår varefter inbjudningar för det hela kan tas fram.

12. Uppbyggnad och rivning

MME rapporterade om att överenskommelse gjorts med Håkan Gustafsson rörande att Brickläggningen har ansvaret att såväl duplicera som att transportera brickor till Scandic Väst för Elitserien och SM lag i samband med att Bridgefestivalen är på väg att avslutas.

Beslutades: Att CRA kommer överens med HGU om hur mycket brickor och set som ska läggas på förhand och hur mycket som ska produceras vid senare sammandrag.

MME rapporterade om att kontakt Jannersten Förlag är tagen och allt är klart med material till sommarens bridgefestival angående brickor och maskiner är klart, så även att vi får låna en brickläggningsmaskin till allsvenska sammandragen.

13. Genomgång av minnesanteckningar från förra mötet

Beslutades: Att lägga minnesanteckningarna till handlingarna.

14. Övriga frågor

MLÖ rapporterade om att styrelsen kommer fatta definitivt beslut huruvida bridgefestivalen kommer genomföras eller ej med anledning av pandemin och de restriktioner vi har på oss från myndigheterna senast den 31 maj.

MLÖ rapporterade vidare om att möte mellan Dan Nilsson, SLE och MLÖ hållits rörande ekonomirutiner vid Bridgefestivalen.

15. Mötets avslutande

MLÖ tackade alla för visat intresse och förklarade mötet avslutat.

MME 2021 03 25