Styrelseprotokoll 30 september

Protokoll fört vid möte med Svenska Bridgeförbundets förbundsstyrelse 2020-09-30. Mötet hölls via Microsoft Teams.

Deltagare:
Martin Löfgren (MLÖ), Carl Ragnarsson (CRA), Eva Andersson (EAN), Rolf Scherdin (RSC), Linnea Edlund (LED), Krister Ahlesved (KAH), Eva Abragi (EAB) och Simon Granath (SGR).

Övriga:
Mårten Gustawsson, sakrevisor och från personalen Suzanne Lemborn (SLE) och Micke Melander (MME).

Förhinder:
Kathrine Bertheau (KBE).

Protokollet omfattar §163–176.
Sammanträdet startade 18.15 och avslutades 20.45.

§ 163. Mötets öppnande

MLÖ hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat.

§ 164. Val av mötesordförande

Beslutades: Att välja MLÖ till ordförande för mötet.

§ 165. Val av sekreterare

Beslutades:Att välja MME till sekreterare.

§166. Val av justeringsperson

Beslutades:Att jämte ordförande och sekreterare utse KAH till justeringsperson för protokollet.

§167. Fastställande av föredragningslista

Beslutades:Att fastställa föreslagen föredragningslista.

§168. Per Capsulam beslut

Justering av styrelsemötesprotokoll från den 27 augusti.

Beslutades: Att lägga protokollet till handlingarna.

§169. Rapport JK

EAB rapporterade att JK:s aktivitet fortsatt är hög. Mest aktuellt på JK:s agenda är det Riksläger med JSM par som ska arrangeras/avgöras på Väddö utanför Stockholm den 24-27 oktober. En dryg månad före arrangemanget är glädjande nog hela 18 par anmälda till JSM par och 31 deltagare till lägret.

EAB konstaterade vidare att det behövs fler klubbar som går med i projektet SOS Junior. Kraft kommer läggas på att informera i kända kanaler och framförallt använda distriktsträffen för rekrytering.

§ 170. Rapport kansli/personal

SLE rapporterade att personalen samlats för personalmöte och att stämningen är god trots att fortfarande delar av personalen utför s.k. ”korttidsarbete” (deltidspermittering).

SLE berättade vidare att det fungerat förhållandevis bra med övergången till att växeltelefonen bara är öppen mellan 8-12 varje dag istället som tidigare 8-16. Helt klart är att för dem som sitter inkopplade i slingan blir det betydligt fler samtal på kortare tid då det ringer ungefär en gång var 15:e minut till förbundets växel.

SLE informerade vidare om att frågan rörande moderatorer för hemsidan är beslutad. Moderatorer till annat beslutas är tillsvidare anställd personal samt Tomas Brenning.

Till sist redogjorde SLE för strategier att mobilisera inbetalning av fler medlemsavgifter, frågan är diskuterad i samråd med personalen.

§ 171. Internationellt

MME rapporterade att EBL kallat till General Assambly. Mötet är digitalt och äger rum den 4 november.

Beslutades: Att MME anmäler MLÖ som delegat och representant för Sverige.

MME rapporterade vidare att WBF kallat till World Bridge Congress. Mötet är digitalt och äger rum den 3 november.

Beslutades: Att MME anmäler MLÖ som delegat och representant för Sverige.

MLÖ rapporterade att Norge kontaktat alla nordiska länder och redogjort för att de har en delegat till WBF och gärna ser att övriga nordiska länder stödjer denna, om inte länderna har andra egna förslag.

Beslutades:Att SBF aktivt stödjer den norska kandidaturen. Sverige har inte någon egen kandidat. MME meddelar den norska generalsekreteraren att så är fallet.

§ 172. Ekonomi

MLÖ rapporterade om att ett mycket stort arbete lagts ned av en arbetsgrupp för att få grepp om och kontroll över alla delar som rör förbundets ekonomi. Detta är ett arbete som ligger inom ramen för löfte om större transparens i redovisningen, och inleddes i princip direkt efter Riksstämman 2019.

Arbetet har bedrivits i projektform med MLÖ som projektledare och haft ett antal fokusområden: ny och reducerad kontoplan, införande av kostnadsställeredovisning, budgetering, rapportering och uppföljning per kostnadsansvar och nya rutiner för att säkra att giltig attestordning respekteras.

De nya systemen har redan trätt i kraft i och med övergången till nytt verksamhetsår och avstämning har skett med olika ”leverantörer” av ekonomiska data (framför allt det administrativa systemet ”Masken” och förbundets lönesystem).

RSC menade att SBF har gjort allt som stått i dess makt för att minska kostnader och försöka öka intäkterna trots den pandemi som lamslagit förbundet halva verksamhetsåret.

SGR tillade att vi nu har en bra plan för hur ekonomin ska hanteras i en väl genomarbetad struktur.

SGR menar att SBF sedan flera år inte följer bokföringsnämndens anvisningar kring hur bokföringen ska utföras och att detta på sikt bör ses över. Styrelsen beslutade att efter diskussion, och om överenskommelse kan nås, med förbundets revisor redovisa årets resultat enligt tidigare principer men förbereda för att till nästa Riksstämma ha handlingar som bättre överensstämmer med bokföringsnämndens anvisningar. Dock måste en full transparens gälla så att medlemmarna kan följa utvecklingen av olika kostnader från år till år.

MLÖ rapporterade vidare att årets resultat landar på ungefär -1M kronor. I detta belopp ingår VM i Wuhan som spelades förra sensommaren, det framgångsrika mästerskapet slutade på en nota om 529 tkr (exklusive några kostnader för anmälningsavgifter som bokfördes redan år 19-20). MLÖ avslutade med att konstatera att det negativa resultatet självfallet tär på SBF:s egna kapital, som dock kommer att ha ett saldo om drygt 2 Mkr vid verksamhetsårets slut.

RSC och MLÖ föreslog styrelsen att besluta finansiera Wuhan-VM i sin helhet (av de kostnader om 529.336 kr bokförda under verksamhetsåret) med medel från Landslagsfonden. Därmed skulle årets förlust reduceras till -476 tkr och Landslagsfonden få ett utgående saldo om 990 tkr.
Beslutades: att finansiera Wuhan-VM med 529.336 kr ur Landslagsfonden.

MLÖ och RSC presenterade ett förslag till uppdaterad budget/prognos för nyss inlett verksamhetsår. Emedan kostnader är relativt lätta att överblicka är det motsatt förhållande med intäkter. Vid mötets avhållande hade drygt 17 000 medlemmar betalt medlemsavgiften, och vikt lades vid arbetet att få in från fler. Spelintäkterna kommer troligen att bara vara en bråkdel under hösten, men förhoppningsvis gradvis öka under senhösten/vintern och under vårterminen. Vi kan dock inte räkna med tillnärmelsevis normala spelavgiftsintäkter förrän tidigast nästa verksamhetsår.

Därför är strikt kostnadskontroll nödvändig. I stort sett samtliga kostnadsposter måste visa lägre siffror än dem presenterade i budgeten under RS2019, och samtliga kostnadsansvariga har lämnat in budgetar med lägre tal, med undantag för JK, vilket dock är knutet till en förankrad aktivitetsplan. Dessvärre måste vi räkna med ett negativt resultat även för verksamhetsåret 20-21.

MLÖ och RSC arbetar vidare med prognos 20-21 för att ha ett fullödigt material att sända ut med handlingarna till Distriktsträffen.

Förbundets firma, fullmakt för post och bank och ny attestordning
MLÖ presenterade förslag på ny attestordning som ersätter §8-10 från det konstituerande mötet. Tillsammans med detta presenterades flöden för hur attester ska säkras, inklusive ett elektroniskt attestflöde för leverantörsfakturor mellan kansliet och Verksamhetschefen (ekonomiansvarig för belopp som överskrider VC:s maxbelopp). Övriga kostnadsansvariga attesterar via mail som scannas och läggs till transaktionen i ekonomisystemet ”Fortnox”.

Beslutades: Att förändringarna träder i kraft per den 30 september 2020.

Förbundets firma
Beslutades: Att förbundets firma tecknas av två styrelseledamöter alternativt en styrelseledamot och verksamhetschef. Minst en av dessa ska tillhöra AU.

Fullmakt för post och rätt att disponera bank- och postgirokonton
Beslutades: Att Suzanne Lemborn, Johan Grönkvist, Micael Svensson och Gunnel Hahne har fullmakt att var och en för sig hämta postförsändelser.
Beslutades: att Rolf Scherdin, Suzanne Lemborn och Johan Grönkvist har rätt att disponera förbundets bank- och postgirokonton.

Attestordning
Beslutades: Att för löpande kostnader inklusive Bridgefestivalen (ingående av avtal, enskilda kostnadsposter eller investeringar) gäller följande (högre attesträtt ger rätt till attest även av mindre belopp):

• För samarbetsavtal upp t o m 15 000 kr: Micke Melander eller Johan Grönkvist.
• För belopp upp t o m 25 000 kr: Verksamhetschef.
• Mellan 25 001 kr och 50 000 kr: Verksamhetschef och endera styrelsens ordförande eller ekonomiansvarige.
• Över 50 000 kr:
o Ingående av avtal alternativt beställning skall godkännas skriftligen i förväg av två av styrelsens ordförande, styrelsens ekonomiansvariga och verksamhetschef.
o Attest av sådan transaktion: Verksamhetschef med bifogat skriftligt godkännande enligt föregående punkt.

Beslutades: Att vad gäller personalkostnader, inklusive lön och sammanställning av personalens tidrapportering attesteras av Suzanne Lemborn.
Beslutades:Att för utlägg och personliga kostnader gäller följande:
• För belopp upp till och med 25 000 kr: Verksamhetschef.
• För belopp över 25 000 kr: Verksamhetschef och endera styrelsens ordförande eller ekonomi-ansvarige.
• I tillägg krävs attest/godkännande av
o Kommittéordförande för kostnader för samtliga inlämnade kostnadsersättnings-
begäran inom kommittén.
o Funktionell chef alternativt styrgruppsordförande för projektkostnader.
• För verksamhetschef måste alla kostnader attesteras av styrelsens ekonomiansvarige eller ordförande.
• För styrelsens ekonomiansvarige måste belopp över 25 000 kr attesteras av verksamhetschef och styrelsens ordförande.
• För styrelsens ordförande måste belopp över 25 000 kr attesteras av verksamhetschef och styrelsens ekonomiansvarige.

Beslutades: Att för förskott gäller följande:
• För belopp upp till 50 000 kr: Verksamhetschef.
• För högre belopp: Verksamhetschef och endera styrelsens ordförande eller ekonomiansvarige.

Beslutades: Att för IT-kostnader gäller:
• Kansliets förbrukningsmaterial: som för löpande kostnader (se ovan).
• IT:s allmänna kostnader (ex möten): samma som för utlägg/personliga kostnader enligt ovan.
• IT-förvaltning, drift och projekt.
o Belopp upp t o m 50 000 kr: Ordförande ITK.
o För belopp över 50 000 kr: Ordförande ITK i tillägg även styrelsens ordförande eller ekonomiansvarige.


Beslutades: att attestering kan ske på följande sätt:
• Med penna på bokföringsunderlaget (samt namnförtydligande, om namnteckning inte finns på namnteckningslista förvarad på kansliet).
• Med digital signatur (Bank-ID eller liknande).
• Med digital signatur i ekonomisystemet Fortnox.
• Med e-mail som kopplas till verifikationen i redovisningssystemet, där attestanten refererar i text till vilken transaktion attesten gäller.
• Genom attest i redovisningssystemets digitala flöden.

Beslutades: att verksamhetschefen slutattesterar/utanordnar samtliga transaktioner som gäller fakturor, reseräkningar, utlägg och personliga kostnader samt IT-kostnader. För belopp som övergår verksamhetschefens gräns måste attest även finnas av styrelsens ordförande eller ekonomiansvarige.

§ 173. Distriktsträffen 7-8 november

MLÖ rapporterade om de förberedelser som gjorts kring distriktsträffen. Styrelsen kunde konstatera att trots rådande pandemi kommer de flesta distrikt att delta på träffen. Huvudpunkten på agendan är de workshops som ska arrangeras. Här beslutades att styrelsen ska spridas så att det är jämnt bemannat i de olika grupperna detsamma görs även med av förbundet anställd personal.

Beslutades: Att MLÖ sänder ut planering för workshops och övriga programpunkter till styrelsen.

Beslutades:Att MME ombesörjer allt som rör det administrativa med distriktsträffen.

§ 174. Övriga frågor

MLÖ rapporterade om projekten Rekryteringskedjan och SOS Junior. Här har Mats Engman som är projektledare börjat arrangera såväl fysiska regionala träffar som digitala möten. Bland de digitala alternativen arrangeras en nyhet för SBF som tidigare inte provats, webbinarier.

SLE rapporterade om att SBF blivit kontaktade av Roger Olsson och indirekt Rogers Bridgeskola. Önskemål framfördes om access för administrationen av Bridgekurser via SBF:s verktyg.

Beslutades: Att uppdra åt SLE/KAH att se över våra regelverk och återkomma med förslag hur våra bridgeskolor praktiskt ska hanteras om de vill ha klubbars rättigheter/möjligheter.

CRA informerade om att TK beslutat att det är fortsatt OK med distriktsserier och liknande på BBO under hösten 2020 för spel om silverpoäng i matcherna (förutsatt samma sanktionsregler som för livespel).

§ 175. Nästa möte

Beslutades: Att informellt möte äger rum fredag eftermiddag den 6 november för dem som anländer tidigt för distriktsträffen. Aktiviteter för dem på fredagen tillresta delegaterna planeras.

Beslutades: Att ordinarie styrelsemöte äger rum vid distriktsträffens slut den 8 november på Scandic Grand Hotel och avslutas senast 17.00.

Beslutades: Att styrelsemöte äger rum via Teams den 17 februari.

Beslutades: Att styrelsens längre årliga fysiska möte äger rum den 21-23 maj och att fredagen ägnas åt aktiviteter med personalen.

§ 176. Mötets avslutande

MLÖ tackade alla för visat intresse och förklarade mötet avslutat.

Vid protokollet Ordförande Justeras

Micke Melander Martin Löfgren Krister Ahlesved